セルフマネジメントに使えるタスク・プロジェクト管理ツール-デジタル版

習慣をつくる・やめる
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このページでは、カレンダーやタスク管理ソフト、手帳など現代人必須の情報管理ツールについて記載しています。これらを一つでも使いこなせれば、今よりはるかに楽に、あなたの人生においてずっと大きな成果を上げることができます。

ひと昔前は必ずしも必要ではなかったこれらのツールですが、今は昔よりも圧倒的にしなければならないことが増えています。そのためなんらかの形でそれらをうまくこなしていく必要があります。

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すべての人に必要なツール

そのなんらかの形は、たとえばメモ帳、手帳、カレンダー、WEBサービス、自分の記憶などさまざまです。

ほとんどの人はすでに自分なりのやり方が出来上がっているかと思います。
一方、どれも続かずなんとなく毎日流されている人もかなりいるはずです。

だれかのブログ記事をみて良さそうだと取り入れても、自分に合っているとはかぎりません。得手不得手があるからです。

大局的な視点で見て、考え、それから取り組む役割の人も、目前に迫ったプロジェクトのために細部までコントロールしなければならない人もいると思います。

ひとそれぞれ生活スタイル、ビジネス環境は違うものです。

一から模索してもよいのですが、自分の場合の使ってきたツールを羅列しておきます。もし私と同じような思考パターンであるなら、何らかの参考にはなるかと思います。

自分は短期のタスクが山のようにありつつも中長期も考えないと行けないので
タスク管理をしつつ、プロジェクトとしての進捗や長期目標も見失わないようにできるツールを必要としていました。

自分に適したのはデジタルかアナログか、は答えが出つつあります。
それまでだいぶ試行錯誤し時間もかかりましたが・・・

ここでは試してきたデジタル(そして大半がオンライン)はこちらです。
手帳などのアナログツールはまた別の機会に。
もし同じような思考パターンの人がいれば参考になるかもしれません。

データ集積用のソフト

Evernote
Onenote
NotesStation https://www.facebook.com/notesstation.qnap/
EvernoteとOnenoteは有名どころです。 どちらもチェックボックスを作ってタスク管理できます。
が、イマイチ自分の使い方には合いませんでした。
ただどちらも軽めのデータを集め保管し取り出すものとしては優秀なので別件で使っています。

Notes StationはNASメーカーのQNAPが開発しているソフト。Evernoteに似ています。
いいと思った点はNASを介して同期しバックアップも出来る点と無料な点。
悪い点は開発体制が止まるのではとの不安感があることです。
チェックボックスに日付を設定してカレンダービューで一覧できるのは良かったのですが。

タスク管理ソフト

Nozbe
Toodledo
PlanPlusOnline
Hitask
Leadertask
Todoist
Lifebear
Remember The Milk
Google tasks

自分がタスク管理する最初のきっかけになったのはデビッド・アレン氏の著書でした。
これでGTDの概念を知り2時間弱掛けてすべてを洗い出したおかげで自分の価値観まで探ることができました。
GTDはもれなく抜けなくタスクをこなしていくだけではなく、もっと上位の概念まで網羅している秀逸な手法です。
ただ残念なことにその思想を実現するためのツールが自分には合いませんでした。
費用は高く動作が遅く、そして機能も少なめです。
ちなみに個人的にもっとも残念な点はバージョンアップごとにトレードカラーのグリーンが減っていったことです。グリーンを減らしながらもグリーンに固執しているようでじれったい気分でした。

その後1年ほどはToodledoを使用。これは紹介しているブロガーさんが多くて情報に困ることはおそらくないでしょう。費用も安め。AndroidでGoogleカレンダーとまとめて管理するためにPocketInformantというソフトを使っていましたがこれは重くて使い物になりませんでした。
その後はひたすらいろいろなツールを試しました。
PlunPlusonlineは残念ながら日本語などの2バイト文字が文字化けしたので断念。
Hitaskは手になじまなかった。Todoistは軽くて綺麗で同期が高速です。タスクを抽出してひたすらチェックしていくのにはいいかもしれません。
Lifebearは可愛すぎで仕事で使えずタスクのプロパティもほとんどありません。
RTMとGoogletasksは機能が少なく自分の要求水準には届きませんでした。

チームコラボレーション向けツール

Trelo
Wrike
ASANA
Marvelnk
teamoffice

チーム向けツールはタスクの共有化やチャットが出来る物が多い。
これはこれで役立ちそうなので一人で使う前提でしたが試してみることに。
トレロは一覧出来るものが少なくて却下、Wrikeは一人でも約5000円/月かかります。1人使用でそれに見合う効果が見いだせませんでした。
ピンと来なかったという理由でMarvelink、teamofficeを中断し
ASANAは1年前後使っていました。
英語のみのヘルプですがデザインが良く操作に対して分かりやすいフィードバックが返ってくる。費用も無料で1人使用もチームにも対応。
ASANAはその動作から目指すビジョンが見えるような気がします。
デメリットは動作が遅いということ(特にカレンダービュー)。タスクごとに期間が設定できない(期限なら可)こと、決定的だったのはAndroidアプリが全然ダメだった点。
今は改善されてると思いますが新しタスク順にソートができなかった。
何百件もあるなかから1個のタスクを探していると虚しくなります。

おまけ -データべースソフトウェア-

Filemaker
Kintone
自分で作れば完璧に合うものができます。FilemakerhはIOS使いなら良いと思います。
ある程度の技術があればなんでも出来る。モバイルアプリもあるのでFilemakerServerがあれば自分専用タスクマネジメントの基幹システムも作れるでしょう。

ただAndroidではWEBDIRECTという劣化版モバイルソフトしかなく、Filemaker社自体がApple子会社なので今後もAndroid環境の改善が見込め無さそうだという点、単純に作っている時間がない点などで現時点では断念。
Webを介した同期にはちょっと費用と技術がかかるかな・・・・

まだ試してませんがその点をKintoneがうまくカバー出来るなら、今後これで作るかもしれません。

求めていたツール

1つのツールで完璧に賄えるなら多少の費用は構わない、というスタンスでしたが
そんなものはありませんでした。
いずれ自分で作るかもしれませんが、費用対効果を考えてとりあえずはあるものを併用することに。
で、今は何を使っているのかというのは長くなるのでまた今度書こうかと思います。

最後に、ひとつ経験からアドバイスを。
タスク管理ソフトを探していると、活用者たちのブログがたくさんヒットします。
ただしそれらは(少なくともタスク管理においては)優秀な人々のブログです。

ブログが検索上位に来ている点から見ても、ネット周りの環境、SEOやSNS、WEBシステムにも素養があり知識も豊富で文章の表現力もあり、コツコツと続ける力があり細かい管理を苦にしない人たちです。そのうえブログから収益を得たり書籍化を狙ったりとかなり本気です。
そんな人が実践出来ているからといって誰でもが継続できるわけではありません。

あくまで人は人、自分は自分。
頭で理想だと思っても手が動かないと意味はありません。
合わなかったらさっさと次に行きましょう。

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